Pour mettre en contact tout son personnel administratif et le corps des enseignants, l’Académie de Lyon utilise une messagerie en ligne. Les écoles, les collèges et les universités se trouvant dans la région Auvergne-Rhône-Alpes sont regroupés dans cette académie.
Cette boîte email est appelée Convergence Lyon. Elle est accessible à partir du portail « https://webmail.ac-lyon.fr ». Pour y accéder, chaque utilisateur dispose d’un Webmail Lyon qui est une adresse email à usage professionnel. La plateforme déployée, Convergence Lyon offre un accès simple et fiable aux services académiques : Webmail, services de messagerie, applications de partage de fichiers via le Web (Google Drive, Microsoft Office 365) et des fichiers concernant l’académie de Lyon y sont disponibles et opérationnels.
Présentation de la convergence Lyon Webmail
Convergence Lyon est un outil pratique qui permet d’accéder à l’académie de Lyon : services de la vie scolaire, personnels enseignants, administration, fichiers utiles, etc. Le personnel de l’académie peut se connecter à son compte mail à n’importe quel moment et n’importe quel endroit. À partir de l’interface, les collègues, entre autres les enseignants et le personnel communiqueront facilement.
Zoom sur l’académie de Lyon
L’académie de Lyon est composée par les facultés du Rectorat. Elle couvre les départements de l’Ain, de la Loire et du Rhône dont chacun a son Dsden ou Direction des Services Départementaux de l’Éducation Nationale. Elle fait travailler plus de 50 000 enseignants sur environ 3 000 établissements scolaires et accueille dans les 870 000 élèves. Pour gérer son personnel, ses enseignants et ses élèves, l’académie de Lyon met à leur disposition la Convergence Lyon. Avec l’accès au Webmail Lyon, le personnel de l’académie lyonnaise peut directement accéder à IPROF. La boîte mail est sous la forme « [email protected] ». En cas d’existence d’homonyme, un numéro est ajouté à l’adresse.
Webmail Lyon : messagerie académique Convergence
Webmail Lyon ne diffère en aucun cas d’autres boîtes de messagerie classiques. La seule différence est qu’il est réservé aux académies lyonnaises. Le personnel et les enseignants de tout établissement y rassembleront leurs échanges professionnels. Chaque compte de messagerie est créé par l’Académie à l’arrivée du nouvel utilisateur. Sa Dsden se chargera de lui fournir son identifiant, son adresse électronique et son mot de passe provisoire. C’est à partir de ces données qu’il se connectera. Ces informations de connexion sont récupérables sur le site de la DANE «https://dane.ac-lyon.fr/spip/Messagerie-academique ». Pour entrer au Webmail Lyon, allez directement au portail cité plus haut, sinon effectuez une recherche sur Google. Le Webmail Lyon s’affichera en première position. Vous verrez l’écriture « Bienvenue sur le Webmail Convergence ».
Comment fonctionne la convergence Lyon Webmail ?
Webmail Lyon est compatible avec presque toutes les messageries, dont Convergence. Les membres du personnel de l’académie peuvent consulter leurs messages avec tout appareil mobile et ordinateur. Il faut cependant un navigateur internet et être un membre de Lyon Webmail pour avoir une vue correcte sur le Webmail Convergence. Webmail Lyon est totalement sécurisé et gratuit. Sachez que le Webmail est un outil très utilisé par les entreprises et particuliers pour envoyer des courriers électroniques. Les sites de messagerie utilisent de nos jours le protocole « HTTPS » ou « Hyper Text Transfer Protocol Secure » pour sécuriser au maximal la connexion des internautes. Toutes les données sont cryptées grâce à un certificat numérique sur un site Web en HTTPS. C’est le cas de Convergence Lyon. Pour se connecter à un compte académique à partir de Convergence Lyon, rien de plus facile :
- saisissez votre adresse mail académique ou votre nom d’utilisateur ;
- entrez votre mot de passe ;
- cliquez sur « connexion » et vous aurez accès aux services académiques sur la plateforme.
Vous tomberez sur un écran d’accueil divisé en 3 colonnes : la liste des dossiers de votre boîte mail, un résumé des courriels sur la gauche lorsque vous avez sélectionné un dossier et le détail d’un courriel sélectionné au centre. Comme dans toutes les boîtes aux lettres électroniques, le nombre de messages lus et non lus apparaît. Dans la partie paramètres, vous pourrez modifier votre mot de passe. En cas d’absence, ajoutez un message d’absence automatique à vos mails. C’est dans cette partie également que vous ajouterez votre identité et votre signature (simple ou avec la charte académique). En cas de problème de connexion, réinitialisez votre mot de passe et reconnectez-vous. Assurez-vous d’être connecté à Internet. Sinon, allez sur le site officiel du Webmail Lyon Convergence « http://www.lyonconvergence.fr/webmail/ ». La taille des pièces jointes, transmises ou reçues à partir du Webmail Lyon est limitée. L’espace de stockage de chaque adhérent est seulement de 2 Go. Il sera réservé pour les messages et les fichiers. Pour envoyer des fichiers à grands volumes, il est conseillé d’utiliser l’outil « FileSender ». Il suffit de le demander auprès du bureau virtuel IDEAL ou de l’ARENA dans la section Intranet. Depuis votre bureau virtuel, allez dans Référentiels puis dans Outils, ensuite Outils d’échange et Transfert de fichiers volumineux.
Quels sont les avantages de la convergence Lyon Webmail ?
Technique de communication parmi les plus utilisées par les entreprises, la convergence Web permet aux dirigeants de rester en contact avec leurs employés et vice-versa. La Convergence Lyon offre divers avantages à ses utilisateurs tels que :
- accès fluide : la plateforme est utilisable avec les navigateurs Internet Chrome, Firefox, Internet Explorer… Chaque utilisateur accédera facilement aux données grâce à tout appareil connecté ;
- gestion de la messagerie électronique : ici, vous rédigez, lisez, transférez, répondez, supprimez ou déplacez les messages reçus. La gestion des dossiers et la recherche de messages se trouvent aussi ici ;
- synchronisation : très pratique, elle permet de synchroniser automatiquement toutes les nouvelles informations saisies. Le travail sera alors plus rapide ;
- gestion des contacts : les utilisateurs ajouteront les informations utiles les concernant, et par ailleurs sur leurs collègues à partir du système de gestion du carnet d’adresses intégré. Cette fonction facilitera la communication entre eux. Ils créeront ici des cartes de visites et les imprimeront ou les téléchargeront ;
- gestion des calendriers : c’est dans cette partie que vous gérez votre calendrier en consultant ou en créant vos plannings. Ajoutez dans votre agenda les événements à venir et les tâches à faire, invitez vos collègues ou partagez-leur un calendrier, abonnez-vous à un programme ;
- filtre de message : il vous servira à classer vos dossiers ;
- personnalisation : la plateforme est personnalisable à souhait. Chaque utilisateur configurera son espace personnel suivant ses besoins et ses goûts pour se retrouver facilement. Il suffit juste d’aller dans la fonction « Paramètres » ;
Qui contacter en cas de problème de connexion ou mot de passe oublié ?
Au cas où vous n’arriveriez pas à vous connecter sur Convergence Lyon ou que vous ayez oublié votre identifiant et votre mot de passe, suivez les étapes. Le processus de récupération de vos données de connexion ou de réinitialisation de votre mot de passe est totalement automatisé. Faites attention aux tentatives de piraterie ou de vol de votre compte Lyon Webmail. Ne les divulguez pas. Ne les donnez pas même aux administrateurs de L’Académie de Lyon. Dès que vous recevez vos détails, à la première utilisation, changez votre mot de passe, car celui qui vous est donné en premier est facultatif. N’hésitez pas à le changer régulièrement. Pour votre identifiant, allez dans la zone d’authentification. Cliquez sur le lien « Je ne me souviens plus de mon mot de passe ou de mon nom d’utilisateur ». La plateforme vous demandera de vous reconnecter à l’application d’identification académique. Accédez alors aux informations de connexion de Lyon Webmail. Pour votre mot de passe, allez sur le site « assistance.ac-lyon.fr/aida/ » sinon dans « Paramètres » de l’interface, vous aurez l’option « modifier le mot de passe ». Il vous sera demandé votre NUMEN ou Numéro d’Identification de l’Éducation Nationale ainsi que votre date de naissance. Sélectionnez ensuite AC Lyon Webmail. Vous recevrez un SMS sur votre téléphone portable ou un message électronique sur votre compte de secours. Votre nouveau mot de passe comportera 10 chiffres et lettres. Au cas où vous ne connaîtriez pas votre NUMEN, adressez-vous au Dsden de votre département si vous êtes professeur des écoles.
- DSDEN01 – Ain : 04 74 45 58 40 ;
- DSDEN42 – Loire : 04 77 81 41 00 ;
- DSDEN69 — Rhône : 04 72 80 67 67.
Pour les autres, enseignants, personnel administratif d’un lycée ou d’un collège, personnel de santé ou personnel technique, appelez-le 04 72 80 60 60.