De nos jours, la messagerie électronique est devenue nécessaire pour communiquer. C’est un moyen rapide et efficace qui nécessite un appareil électronique disposant d’une connexion Internet. Dans le monde professionnel, le courrier électronique est l’une des principales formes d’échanges. C’est la raison pour laquelle différents moyens de communication ont été déployés, comme le Webmail, qui occupe une grande place dans la vie professionnelle au quotidien.
Explication du concept de Webmail
Le Webmail est une interface informatique nécessitant une connexion Internet. Grâce à cette interface, il est possible de consulter, envoyer et d’organiser le courrier électronique, cela à partir d’un navigateur Internet. On peut accéder au Webmail avec une adresse Internet et aucun paramétrage n’est nécessaire. Les interfaces de messagerie électronique les plus célèbres sont Gmail et Yahoo. Les services de messagerie électronique existants permettent à chaque utilisateur d’employer le Webmail en accédant à l’adresse Internet fournie dans le navigateur. L’utilisateur devra ensuite se connecter au Webmail avec l’adresse email et son mot de passe de sa messagerie électronique.
Un utilisateur peut simultanément utiliser du Webmail et d’une application à installer sur un téléphone portable, une tablette ou un ordinateur. Pour utiliser ces logiciels de messagerie instantanée, il faut une configuration manuelle afin d’accéder aux différents serveurs d’envoi et de réception de la messagerie. Avec le Webmail, il est impossible d’accéder à ses messages et de les consulter sans connexion Internet. Comme le Webmail ne stocke pas les messages de l’utilisateur dans le disque dur de son ordinateur, il est plus sécurisé. Le Webmail est donc un outil sécurisé permettant d’accéder aux messages électroniques reçus à tout moment sur l’adresse email lorsqu’il y a une connexion Internet. L’un des avantages du Webmail est que même si un utilisateur n’a pas accès à son ordinateur ou son téléphone, il est possible de voir ses messages électroniques sur un autre terminal grâce au Webmail.
Présentation de Webmail Lyon
L’Académie de Lyon regroupe les facultés et établissements scolaires du Rectorat, dans les départements du Rhône et de la Loire ainsi que de l’Ain. Elle met à disposition de tous les professionnels de l’Académie de Lyon une interface en ligne qui leur permet d’accéder à leur messagerie électronique. Parmi ces professionnels, il y a :
- les enseignants de l’école primaire, secondaire ou de l’étude supérieure, de tous les établissements affiliés à l’Académie ;
- les employés de l’Académie qui occupent un poste administratif ;
- les directeurs des établissements membres de l’Académie de Lyon.
C’est un service de messagerie qui leur est accessible gratuitement. Ce Webmail est disponible pour les professionnels de l’Académie de Lyon et chaque utilisateur peut se connecter grâce à des identifiants qui leur sont propres. Leur adresse e-mail leur permet ainsi de contacter les autres membres de l’éducation nationale et d’avoir accès aux autres services numériques de l’Académie de Lyon. Webmail Lyon est opérationnel depuis un navigateur Internet et avec une connexion Internet fonctionnelle. Les utilisateurs peuvent y organiser et gérer leur messagerie électronique, leur carnet d’adresses et leur calendrier. Il est utilisable à la place ou de même qu’un logiciel de messagerie. Un des avantages de Webmail Lyon, c’est son accessibilité et la possibilité de l’utiliser même si l’utilisateur ne dispose pas d’ordinateur qui lui et assigné ou s’il est en voyage. En effet, l’usager n’a qu’à ouvrir le navigateur Internet, se connecter, utiliser Webmail Lyon et se déconnecter lorsqu’il a terminé.
Zoom sur les fonctionnalités offertes par le Webmail Lyon
La messagerie de l’Académie de Lyon est une interface simplifiée depuis laquelle il est possible :
- d’écrire un message et insérer des pièces jointes dans tous les formats, la taille des pièces jointes est limitée ;
- de répondre aux messages d’un utilisateur ou de plusieurs ;
- de transférer les messages ;
- de classer les messages, créer une signature ;
- d’utiliser un calendrier personnel ;
- d’enregistrer et gérer des contacts.
Webmail
Webmail Lyon dispose de toutes les fonctionnalités premières d’une messagerie électronique comme le filtre anti-spam, les brouillons, le dossier des messages envoyés et évidemment d’une corbeille. Il est possible de regrouper dans Webmail Lyon plusieurs services de messagerie et comptes de messagerie. La capacité totale de stockage de message est de fichiers dans Webmail Lyon est de 2 Go. Dans le menu principal de Webmail Lyon sont disponibles les onglets suivants :
- messagerie, calendrier, contacts et tâches ;
- paramètres, un onglet dans lequel il est possible de gérer l’affichage, modifier le mot de passe, activer la réponse automatique et d’autres réglages ;
- profil, l’onglet où l’utilisateur change son avatar, se déconnecte ;
Le volet de navigation affiche tous les éléments de la messagerie comme les messages reçus ou les brouillons. L’option messagerie de Webmail Lyon dispose d’un correcteur d’orthographe qui détecte automatiquement toutes les erreurs et les souligne en rouge. Le bouton vérification orthographique permet de vérifier l’orthographe du message entier. Il suffit alors de sélectionner la suggestion adaptée et ensuite appuyer sur Remplacer.
Calendrier
Le calendrier est représenté par l’icône Calendrier, une vignette du calendrier du mois en cours s’affiche avec deux boutons qui permettent de faire défiler les mois de l’année. Il est possible de modifier le mode d’affichage du calendrier lorsque l’on clique sur les boutons Jour, semaine de travail, semaine et mois. Créer un rendez-vous et l’enregistrer dans le calendrier est faisable en cliquant sur la date du rendez-vous, il faut ensuite insérer les informations dans la petite fenêtre qui s’affiche. Les détails à renseigner sont l’emplacement du rendez-vous, son heure de début et de fin ainsi que l’intitulé du rendez-vous. Pour déplacer un rendez-vous sur une autre date, il suffit de le glisser sur une autre date et enregistrer la modification. Dans le calendrier, les options disponibles sont :
- créer un événement ;
- créer un calendrier ;
- partager un calendrier ;
- s’abonner à un calendrier ;
- inviter à un événement ;
- gérer une invitation.
Carnet d’adresses
Le carnet d’adresses permet à l’utilisateur de créer des contacts, des listes de contacts, d’importer et d’exporter des contacts. Il existe deux sortes de carnets dans cette fonctionnalité, le carnet d’adresses personnel et l’annuaire de l’entreprise. Les contacts peuvent être regroupés dans des listes pour créer des listes d’envoi. Ces groupes d’envois peuvent être renommés et modifiés à tout moment.
Comment accéder au Webmail Lyon ?
Avant d’utiliser Webmail Lyon, veuillez vérifier que le compte de messagerie est bien activé. Pour aller sur Webmail Lyon, entrez l’adresse Webmail.ac-lyon.fr dans la barre de recherche du navigateur Internet ou encore effectuer une recherche sur Google. Chaque utilisateur dispose d’un compte avec une adresse email professionnelle sous la forme prenom.nom@ac-lyon.fr, au cas où deux personnes auraient le même nom, un numéro est ajouté. Lorsque la page d’authentification s’ouvre, l’utilisateur insère ses identifiants qui lui ont été communiqués à son entrée dans l’Académie de Lyon. Il faut ensuite appuyer sur Connexion. Un mot de passe par défaut est fourni avec l’adresse email, cependant, il est important de le modifier. Le mot de passe est personnel et doit être changé pour des raisons de sécurité.
Si toutefois, l’utilisateur ne connaît pas ou ne se souvient pas de ses identifiants, il est possible d’insérer son numéro d’identification à l’éducation nationale en accédant à l’onglet Identifiant ou mot de passe oublié et suivre les instructions. Au cas où l’utilisateur ne connaitrait pas son numéro d’identification à l’éducation nationale ou NUMEN, il doit contacter le Rectorat de l’Académie de Lyon au 04 72 80 60 60. Les enseignants, eux, contactent directement la DSDEN ou Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale de leur département, qui est accessible aux numéros suivants : l’Ain : 04 74 45 58 40, la Loire : 04 77 81 41 00, le Rhône : 04 72 80 67 67. Il est également possible de contacter l’assistance technique du Rectorat grâce à l’adresse électronique assistance@ac-lyon.fr ou se rendre dans l’un des bureaux de l’Académie de Lyon.
Comment configurer son Webmail Lyon ?
Si vous êtes un professionnel affilié à l’Académie de Lyon et que vous avez besoin d’aide pour la configuration de votre Webmail Lyon sur l’un de vos appareils électroniques, vous pouvez contacter le service technique ou suivre les instructions dans le manuel d’utilisation de Webmail Lyon. Pour l’utiliser sur un autre appareil électronique disposant d’une connexion Internet, il faut juste se connecter sur Webmail Lyon et consulter sa boîte de messagerie électronique. Pour utiliser Webmail Lyon dans un programme de messagerie sur Windows, iOS, Outlook, Thunderbird, et d’autres encore, voici les différentes données nécessaires à la configuration :
- serveur entrant imap : imap.ac-lyon.fr ;
- port Imap : 993 ;
- sécurité de connexion : SSL/TLS ;
- nom d’utilisateur : l’adresse email de l’utilisateur sous la forme prenom.nom@ac-lyon.fr ;
- mot de passe : le mot de passe de la messagerie académique ;
- méthode de connexion : Login/Authentification ;
- serveur sortant smtp : smtp.ac-lyon.fr ou smtpadm.ac-lyon.fr pour le personnel de l’administration ;
- port smtp : 465 ;
- sécurité de connexion : SSL/TLS.